In momentul de fata, Marius Vetrici, managing partner la Soft Mentor, companie care ofera solutii de management de documente si arhivare electronica, declara ca gradul de penetrare al solutiilor de managementul documentelor in randul firmelor mici este inca redus in Romania. Potrivit antreprenorului, sistemele de managementul documentelor pot fi asemanate cu niste motoare cu abur. “La fel cum in perioada Revolutiei Industriale motoarele cu abur au inlocuit mare parte din activitatile de productie executate manual, in acelasi mod, in epoca noastra, a muncii bazate pe cunostinte, solutiile de managementul documentelor sunt capabile sa automatizeze si, deci, sa eficientizeze toate activitatile care presupun crearea, manipularea, stocarea si regasirea cunostintelor, adica a documentelor”, spune Vetrici.

Pentru compania de distributie, care primeste comenzi de la clienti, le inregistreaza si apoi livreaza bunurile, solutia de managementul documentelor de aproximativ 25.000 de euro poate fi adaptata pentru a prelua, inregistra si procesa in mod automat comenzile venite pe fax, email, direct de pe internet sau via telefon. “Daca anterior acea firma de distributie era capabila sa primeasca si sa proceseze manual 30 de comenzi pe zi, dintre care, in medie, cinci se pierdeau, pentru ca erau scrise pe foi, ca urmare a automatizarii procesului de receptie a comenzilor, capacitatea de procesare automata a crescut pana la 150 de comenzi pe zi, fara a mai pierde vreo comanda”, explica Vetrici.

Astfel, daca profitul mediu pe comanda este de 100 de euro, diferenta de la 25 la 150 de comenzi onorate pe zi aduce firmei un plus de profit de 12.500 de euro pe zi, iar valoarea sistemului se amortizeaza in numai doua zile, calculeaza fondatorul Soft Mentor.

O astfel de solutie face ordine in miscarea documentelor dintr-o organizatie, datorita capacitatii de a automatiza procesele economice interne. Cea mai simpla varianta a unei astfel de solutii costa 1.500 de euro, insa o implementare complexa poate ajunge la peste 100.000 de euro.

In cazul utilizarii unei solutii de management al documentelor, timpul pentru crearea si gestionarea documentelor va scadea semnificativ. Potrivit producatorului de solutii, daca arhiva fizica de documente se afla in apropiere, productivitatea creste de la doua pana la patru ori. Daca arhiva este stocata la distanta, intr-un depozit specializat, timpul de asteptare pentru gasirea si accesarea unui document scade de la cateva zile la cateva secunde.

Compania de organizare de evenimente M&M Events Vision, care detine site-ul organizaripetreceri.ro, a investit 5.000-6.000 de euro intr-o solutie de management al documentelor. Compania are zece angajati si este prezenta pe piata de doi ani. Potrivit Madalinei Lazarescu, asociat al companiei, folosirea solutiei a imbunatatit capacitatea de organizare a firmei, i-a eficientizat activitatea, a determinat gestionarea mai usoara a documentelor si lucrul mai bun cu termenele limita.

“Principalul avantaj pe care il poate avea o companie, utilizand o astfel de solutie, consta in a avea la indemana un ingredient esential pentru o activitate profitabila - organizarea eficienta. Noi am redus foarte mult timpul de cautare a documentelor, timpii de asteptare intre diversele etape ale organizarii evenimentelor si stresul angajatilor. Prin urmare, am economisit prin crearea conditiilor propice cresterii productivitatii”, precizeaza Lazarescu.

Potrivit acesteia, chiar daca utilizarea programului implica desfasurarea de activitati conexe, cum ar fi scanarea tuturor documentelor si indexarea lor dupa anumite criterii, in acelasi timp, se reduce timpul dedicat cautarii si organizarii activitatilor.

“Oamenii sunt mai eficienti depunand un efort mai mic si isi pot indeplini toate sarcinile inainte de atingerea termenelor limita. Ba chiar pot sa se implice in desfasurarea altor proiecte decat cele alocate lor, lucru care nu era posibil inainte. De cand am implementat sistemul de management al documentelor, am vazut, pentru prima data in cei doi ani de cand functioneaza firma, ordine pe biroul angajatilor”, spune Lazarescu.

Tips&tricks

• Folositi solutiile de managementul documentelor in mod inteligent pentru a automatiza activitatile productive, cele aducatoare de bani. Veti constata ulterior o crestere a incasarilor, ca urmare a eliminarii greselilor de operare si de procesare.
• Utilizarea unei solutii de managementul documentelor va face o firma mai competitiva pe termen mediu si lung. Asta, deoarece implementarea unui astfel de sistem contribuie la reducerea erorii umane, la cresterea productivitatii individuale si la diminuarea costurilor operationale.
• Implementarea unui astfel de sistem trebuie sa tinteasca si sa rezolve problemele foarte dureroase din firma legate de organizarea circulatiei documentelor. Daca sistemul este bine adaptat si executat, implementarea acestuia poate face minuni.
• Daca sistemul nu ajuta direct si imediat utilizatorul final, in scurt timp acesta va incepe sa opuna rezistenta la utilizarea sistemului, iar orice avantaj se va transforma in povara.
• Activitatile oricarei firme pot fi divizate in doua mari categorii: aducatoare de bani (adica nemijlocit productive) si neaducatoare de bani (adica neproductive). Pentru ca sistemul de managementul documentelor sa aduca mai multi bani in firma este necesar ca activitatile direct productive sa fie automatizate, adica sa se execute mai repede si mai ieftin.
• Asigurarea bunei desfasurari a unui eveniment implica coordonarea a foarte multi factori. Succesul unui eveniment depinde in pondere de 75-80% de o excelenta organizare, iar o aplicatie de management al documentelor este solutia de care aveti nevoie.
• Prin firma se vehiculeaza contracte, precontracte, facturi, documente de plata, e-mail-uri cu diverse solicitari, notite cu cererile clientilor si multe alte tipuri de documente, toate acestea contribuind in egala masura la succesul unei activitati. Este foarte important ca aceste documente sa fie foarte usor de gasit si la indemana angajatilor.
• Este intelept sa pastrati si originalul documentelor. Niciodata nu poti sti ce surprize iti poate rezerva legislatia - mai bine sa fiti precauti!
• Folosind o astfel de solutie, angajatilor le este mult mai usor sa vada ce au de facut, sa fie la curent cu starea in care se afla desfasurarea contractelor, sa aiba in vedere solicitarile clientilor, chiar daca nu ei au fost cei care au discutat direct cu beneficiarii.
• Activitatile in companie devin mai previzibile. Veti putea sa faceti mult mai simplu un plan de lucru pentru o saptamana, o luna sau pentru un trimestru.